اگر یک کارمند بخواهد اطلاعات صدها یا حتی هزاران سند مانند فاکتور، قرارداد، کارت ملی، فرم ثبت‌نام یا صورت حساب بانکی را به صورت دستی وارد سیستم کند، هم زمان زیادی می‌گیرد و هم احتمال خطا بالا می‌رود. شاید فکر کنید نرم‌افزارهای ساده تبدیل تصویر به متن می‌توانند به کار او سرعت بخشند. تا حدی هم تصور شما درست است اما باز هم کار بررسی و اصلاح اطلاعات استخراج شده نیاز به زمان دارد. اینجاست که فناوری پردازش هوشمند اسناد Intelligent Document Processing (IDP) وارد عمل می‌شود.

این فناوری علاوه بر مطالعه متن سند، مفهوم آن را نیز درک می‌کند، کار استخراج اطلاعات از اسناد با هوش مصنوعی را با دقت بالا انجام می‌دهد و اطلاعات مهم را به داده‌های ساختاریافته و قابل استفاده برای نرم‌افزارهای مختلف تبدیل می‌کند. در این یادداشت همراه ما باشید تا با این فناوری نوین که به کار استخراج اطلاعات اسناد، پردازش خودکار، مدیریت اسناد با هوش مصنوعی و حتی پردازش مدارک هویتی و پردازش اسناد بانکی کمک می‌کند، آشنا شوید.

پردازش هوشمند اسناد (IDP) چیست؟

بسیاری از افراد فکر می‌کنند فناوری پردازش هوشمند اسناد همان OCR قدیمی است، فقط با اسمی جدید و امکاناتی تازه. اما اینطور نیست. فناوری پردازش هوشمند اسناد یا Intelligent Document Processing که به اختصار IDP نامیده می‌شود و با نام Document AI نیز شناخته می‌شود، یک فناوری مبتنی بر هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، پردازش زبان طبیعی و فناوری‌هایی مانند OCR است که به سیستم‌ها کمک می‌کند اطلاعات موجود در انواع اسناد را به صورت خودکار شناسایی، استخراج و پردازش می‌کنند. IDP علاوه بر اسناد کاغذی، برای پردازش اسناد دیجیتال مانند فایل‌های PDF، تصاویر، ایمیل‌ها و فرم‌های الکترونیکی نیز کاربرد گسترده‌ای دارد.

بیشتر بخوانید: Edge AI چیست؟ نقش هوش مصنوعی در Edge Computing و پردازش بلادرنگ داده‌ها

به زبان ساده‌تر می‌توان گفت IDP مانند یک دستیار باهوش است که می‌تواند فاکتورها، قراردادها، ایمیل‌ها، مدارک‌ هویتی، گزارش‌های مالی و حتی اسناد دست‌نویس را بخواند، محتوای آن را متوجه شود و اطلاعات ارزشمند آن را به داده‌هایی تبدیل کند که نرم‌افزارهای سازمانی بتوانند از آن استفاده کنند. در واقع می‌توان گفت IDP نسل پیشرفته‌تری از اتوماسیون پردازش اسناد است که کار استخراج اطلاعات از اسناد و خواندن آن‌ها را ممکن می‎کند و همینطور باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند حجم زیادی از اسناد دیجیتال و کاغذی را با سرعت بالایی مدیریت کنند و بار فرآیندهای دستی و زمان‌بر را از دوش خود بردارند.

پردازش هوشمند اسناد چگونه کار می‌کند؟

در نگاه اول پردازش هوشمند اسناد ممکن است یک فرایند ساده و یک مرحله‌ای به نظر برسد. اما در عمل، پشت هر سندی که به درستی خوانده، طبقه‌بندی و به داده تبدیل می‌شود، یک چرخه هفت مرحله‎ای دقیق قرار دارد. در ادامه همراه ما باشید تا این چرخه را توضیح دهیم:

• دریافت اسناد: همه چیز از همین جا شروع می‌شود. سند از هر جنسی که باشد یعنی PDF، عکس اسکن‎ شده، ایمیل یا حتی برگه کاغذی وارد سیستم شده و برای پردازش آماده می‎شود.
• طبقه‌بندی اسناد: در این مرحله، سیستم یک نگاه هوشمندانه به سند می‌اندازد و تشخیص می‌دهد که با چه نوع مدرکی روبه‌روست؟ مدرک ممکن است فاکتور، قرارداد و … باشد. همین تشخیص، درست‌ترین مسیر پردازش را برای ادامه کار آماده می‌کند.
•  استخراج داده‌ها: حالا نوبت به قلب ماجراست. در این مرحله با کمک OCR، پردازش زبان طبیعی و یادگیری ماشین، استخراج داده از اسناد انجام می‌شود و اطلاعات مهمی مانند تاریخ، مبلغ، نام یا شماره سند از دل متن بیرون کشیده می‌شود. در بسیاری از سازمان‌ها این قابلیت از طریق سرویس OCR API پیاده‌سازی می‌شود تا نرم‌افزارها بتوانند متن موجود در تصاویر، فایل‌های PDF و اسناد اسکن‌شده را به‌صورت خودکار دریافت، استخراج و پردازش کنند.
• اعتبارسنجی و تایید داده‌ها: در این مرحله داده‌های استخراج شده، با قوانین سازمانی، پایگاه‌های داده یا اطلاعات سیستم‌های دیگر سنجیده می‎شوند تا مطمئن شویم درست و قابل اعتماد هستند.
• یکپارچه‌سازی و ذخیره‌سازی داده‌ها: هنگامی که اطلاعات تایید شدند، به‌طور مستقیم و خودکار راهشان را به سمت سیستم‌های سازمانی مانند ERP، CRM یا نرم‌افزارهای حسابداری باز می‌کنند. این ارتباط معمولا از طریق API پردازش اسناد یا سایر رابط‌های نرم‌افزاری انجام می‌شود و دیگر نیازی به ورود دوباره اطلاعات توسط کاربران نیست.
• مدیریت استثنا و بازبینی انسانی: در این مرحله اگر سیستم به سندی مبهم یا داده‌ای مشکوک برخورد کند، آن را کنار می‌گذارد تا یک نیروی انسانی نگاهی به آن بیندازد. در واقع همین هوشیاری، دقت کل فرایند را بالا نگه می‌دارد.
• یادگیری و بهبود مستمر: یادتان باشد که هر بازخورد و هر اصلاح، به مدل‌های هوش مصنوعی درس می‌دهد. سیستم با گذشت زمان هوشمندتر می‌شود و برای چرخه بعدی، آماده‌تر می‌شود و دقیق‌تر عمل می‌کند.

کاربردهای پردازش هوشمند اسناد IDP

پردازش هوشمند اسناد، امروز در حوزه‌ها و صنایع مختلف، از امور مالی و بیمه گرفته تا حقوق و مدیریت مشتری، نقش پررنگی ایفا می‌کند. دیجیتال‌سازی اسناد باعث می‌شود اطلاعات سریع‌تر در دسترس باشند، جست‌وجوی آن‌ها آسان‌تر شود و هزینه‌های نگهداری اسناد فیزیکی کاهش پیدا کند. در ادامه همراه ما باشید تا هر کدام از این کاربردها را که به فرایندهای سازمانی سرعت و دقت می‌بخشند بررسی کنیم:

• پردازش فاکتورها: یکی از رایج‌ترین کاربردهای IDP، استخراج خودکار اطلاعات فاکتور مانند نام تامین‌کننده، شماره فاکتور، اقلام و… است. این قابلیت فرایند پرداخت به فروشندگان را سریع‌تر و دقیق‌‎تر می‌کند و بخش زیادی از کار یدی حسابداری را حذف می‌کند.
• پردازش خسارت‌ها: در صنعت بیمه، IDP به جمع‌آوری و بررسی مدارکی مانند فرم‌های خسارت، سوابق پزشکی و مستندات پشتیبانی کمک می‌کند. این فناوری می‌تواند اطلاعات ثبت‌شده را با سوابق موجود مقایسه ، موارد ناقص یا مغایر را شناسایی و روند رسیدگی به خسارت‌ها را کوتاه‌تر و دقیق‌تر کند.
• گزارش‌دهی انطباق و مقررات: در صنایعی مانند بانکداری که با قوانین سخت‌گیرانه سروکار دارند، IDP فرایند استخراج و دسته‎بندی اطلاعات لازم برای گزارش‌های نظارتی را خودکار می‎کند. این فناوری همچنین در فرایندهای احراز هویت مشتری (KYC) و بررسی مدارکی مانند اثبات سکونت، صورت‌حساب‌ها و مدارک درآمد کاربرد دارد.
• ثبت‌نام مشتریان: پردازش هوشمند اسناد، فرایند ورود مشتریان جدید را با استخراج و تایید خودکار اطلاعات از مدارکی مانند کارت شناسایی و فرم‌های درخواست، ساده می‌کند. خواندن اطلاعات اسناد با هوش مصنوعی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا داده‌های موجود در مدارک هویتی، فرم‌ها و اسناد کاغذی را بدون ورود دستی اطلاعات، به داده‌های دیجیتال و قابل استفاده تبدیل کنند.این فناوری حتی قادر به خواندن دست‌نوشته‌هاست و می‌تواند فرم‌های کاغذی یا دست‌نویس را پردازش کند.
• مدیریت قراردادها: در این حوزه، IDP اطلاعات کلیدی قراردادها مثل نام طرفین، تاریخ‌های مهم و شرایط توافق را استخراج می‌کند. این قابلیت نه‌تنها بررسی و تهیه قراردادها را سریع‌تر می‌کند. بلکه به حفظ یکدستی زبان و شرایط بین قراردادهای مختلف سازمان هم کمک ‌می‌کند.

مزایای پردازش هوشمند اسناد

پردازش هوشمند اسناد در لایه‌های مختلف یک سازمان، از عملیات روزمره گرفته تا تصمیم‌گیری‌های راهبردی، نقش مهمی ایفا می‌کند. امروزه بسیاری از سازمان‌ها برای کاهش خطا، افزایش سرعت پردازش و مدیریت حجم بالای اطلاعات، به دنبال بهترین راهکار پردازش اسناد هستند، راهکاری که بتواند علاوه بر استخراج داده، درک و پردازش هوشمند محتوا را نیز انجام دهد.

• افزایش بهره‌وری و کارایی: مهم‌ترین دستاورد IDP برای سازمان‌ها، پردازش خودکار اسناد و حذف بسیاری از فعالیت‌های تکراری و زمان‌بر است. این ابزار با خودکارسازی استخراج، طبق‌بندی و پردازش داده‌ها، زمان و انرژی صرف شده برای ورود دستی اطلاعات را به شدت کاهش می‌دهد و کارکنان می‌توانند به جای کارهای تکراری، روی وظایف باارزش تمرکز کنند و سرعت کلی فرایندها را افزایش دهند.
• بهبود دقت: روش‌های سنتی مانند بررسی دستی اطلاعات همواره در معرض خطای انسانی هستند. بنابراین IDP با کمک هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، کار استخراج و اعتبارسنجی داده‌ها را به صورت دقیق انجام می‎دهد و کیفیت داده‌ها را برای گزارش‌گیری تصمیم‌گیری بالا می‌برد.
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: خودکارسازی پردازش اسناد، باعث می‌شود هزینه نیروی انسانی برای ورود و بررسی داده‌ها کاهش پیدا کند. همچنین با کاهش خطا و دوباره‌کاری، هزینه‌های ناشی از مشکلات انطباق مدارک و اسناد نیز پایین می‌آید و در نهایت بازگشت سرمایه بهتری حاصل می‌شود.
• کاهش زمان پاسخ‌گویی:  IDP امکان ثبت و پردازش لحظه‌ای داده‌ها را که در صنایعی مانند مالی، سلامت و لجستیک مهم است، فراهم می‌کند. در نتیجه، فرایند پاسخگویی به مشتریان و تکمیل سریع‌تر تراکنش‌ها نیز امکان‌پذیر می‌شود.
• تقویت امنیت و انطباق قانونی: سیستم‌های IDP با قابلیت‌هایی مانند رمزنگاری، کنترل دسترسی و ثبت سوابق فعالیت‌ها، از داده‌های حساس محافظت می‌کنند. اعتبارسنجی خودکار نیز تضمین می‌کند که داده‌ها با استانداردها و مقررات صنعتی هم‌خوانی داشته باشند.
•  یکپارچه‌سازی داده‌ها: با وجود این ابزار، دیگر لازم نیست اطلاعات یک سند را چند بار در سیستم‌های مختلف وارد کنید. IDP داده‌های استخراج شده را مستقیم به نرم‌افزارهایی مانند ERP و CRM متصل می‌کند. به طوری که همه بخش‌های سازمان، از حسابداری تا فروش به یک منبع اطلاعاتی یکسان و به‌روز دسترسی داشته باشند. در نتیجه، کار تیمی روان‎تر و تصمیم‌گیری سریع‌تری را شاهد خواهید بود.
• مقیاس‌پذیری: راهکارهای IDP، به ویژه نسخه‌های ابری، بدون نیاز به افزایش چشمگیر منابع، توانایی پردازش حجم بالای اسناد را دارند. این ویژگی نیز به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا در ابعاد وسیع‌تر، بتوانند بدون افت کارایی به فعالیت خود ادامه دهند.
•  تصمیم‌گیری بهتر: پردازش هوشمند اسناد با فراهم کردن داده‌های دقیق و به‌موقع، امکان تحلیل اسناد با هوش مصنوعی را فراهم می‌کند و به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرند. در واقع استخراج و تحلیل سریع اطلاعات از اسناد، پایه برنامه‌ریزی‌های راهبردی دقیق‌تری می‌شود.
• بهبود تجربه مشتری: با پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر درخواست‌ها و تراکنش‌های مشتری، زمان انتظار کاهش پیدا می‌کند و همچنین خطاها نیز کاهش پیدا می‌کند. در نتیجه رضایت و وفاداری مشتری نیز افزایش پیدا خواهد کرد.
• مزایای زیست‌محیطی: یکی از مزایای سیستم پردازش هوشمند اسناد که کمتر به چشم می‌آید، کمک به فرایندهای زیست‌محیطی است که با کاهش مصرف کاغذ و پسماند به پایداری محیط زیست و کاهش ردپای زیست‌محیطی سازمان کمک می‎‌کند.

جمع‌بندی

روش‌های سنتی و دستی بررسی اطلاعات طولانی، زمان‌بر و پر از خطا هستند و با افزایش حجم اطلاعات و اسناد در سازمان‎ها، دیگر مثل سابق پاسخ‌گوی نیازهای کسب‌وکارهای امروزی نیستند. پردازش هوشمند اسناد Intelligent Document Processing راهکاری است که با ترکیب فناوری‌های هوش مصنوعی، یادگیری ماشین، OCR و پردازش زبان طبیعی (NLP)  فرایند استخراج اطلاعات از اسناد، دسته‌بندی و انتقال داده‌ها را به سیستم‌های سازمانی خودکار می‌کند.  

به طور خلاصه می‌توان گفت از پردازش فاکتورها و قراردادها گرفته تا ثبت‌نام مشتریان، گزارش‌دهی انطباق و رسیدگی به خسارت‌های بیمه، IDP نشان می‌دهد که می‌تواند به بخش جدایی‌ناپذیری از زیرساخت هر سازمانی تبدیل شود که می‌خواهد فرایندهای کاری را سریع‌تر، دقیق‌تر و هوشمندانه‌تر از رقبای خود پیش ببرد. در نهایت، استفاده از یک سرویس پردازش اسناد با هوش مصنوعی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا حجم بالای اسناد خود را سریع‌تر مدیریت کنند، داده‌های ارزشمند را استخراج کنند و فرایندهای کاری را دقیق‌تر و هوشمندتر پیش ببرند.